Les messages vocaux et leurs utilisations en entreprise

Message vocal : comment ça marche ?

En lançant une campagne SMS depuis votre ordinateur ou votre téléphone portable, vous pouvez convertir en audio un texte. Celui-ci est saisi sur un ordinateur ou sur un autre appareil numérique et est envoyer sous la forme d’un message vocal.

Vous n’avez pas besoin de l’enregistrer car la voix est générée par ordinateur. Sa qualité peut varier, avec des voix plus humaines que d’autres. Il en existe même qui simulent la voix d’un enfant, d’un homme ou d’une femme.

Pourquoi envoyer des messages vocaux par SMS ?

Les utilisateurs d’iPhone envoient souvent des enregistrements audio par SMS, et à raison. Le message vocal se trouve être l’option idéale dans certaines situations. Surtout lorsqu’elles nécessitent une connexion intermédiaire entre un SMS et un appel téléphonique.

Un message textuel risque de ne pas transmettre le véritable sens de votre message. Au contraire, le message vocal vous permet d’envoyer jusqu’à 30 secondes d’audio. De plus, le destinataire n’a pas besoin d’avoir un compte sur un réseau social ni d’avoir accès à Internet.

Pour les particuliers, l’iPhone a rendu cette action assez simple grâce à l’envoi de fichiers audio. Cependant, sur Android, il vous faudrait installer une application tierce comme Google Hangouts.

Mais comment faire pour envoyer le même message vocal à plusieurs destinataires en même temps ?

Message vocal : quelle utilisation en faire dans les entreprises ?

Le message vocal vous permet d’envoyer des messages importants par synthèse vocale sur des téléphones portables, mais aussi sur des téléphones fixes.

Les services de messageries vocales comme Octopush peuvent convertir des SMS en appels courts, qui parviennent aux destinataires rapidement et de manière fiable.

Bien qu’il existe plusieurs façons d’utiliser les messages vocaux, en France, ce genre de messages est restreint à quatre domaines d’application, que nous avons listés ci-dessous.

Messages liés à l’activation d’un compte et à l’authentification

Vous pouvez envoyer des messages importants comme un code d’accès, un OTP (mot de passe à usage unique), un mTAN, etc.

Un mTAN (« mobile transaction authentication number » en anglais) est utilisé pour confirmer les transactions bancaires. Il est envoyé par SMS et sert de couche de sécurité supplémentaire pour autoriser une transaction. Une fois le message vocal reçu, il peut être réécouté.

Le service OTP vocal est une suite de caractères ou de chiffres envoyée par appel téléphonique pour vérifier une transaction ou la connexion à un compte. L’authentification par message vocal est encore plus sécurisée que celle par SMS, car il est quasiment impossible d’intercepter un message vocal via un système externe.

Message vocal d’alerte

Il s’agit de messages urgents que les destinataires ne doivent manquer sous aucun prétexte. Les alertes peuvent prévenir de conditions météorologiques extrêmes ou de catastrophes naturelles. Sans oublier la fermeture de routes, de personnes disparues ou d’évacuations. En clair, tout ce qui peut menacer la sécurité ou la vie des destinataires.

En France, le système utilisé pour les alertes opt-in peut varier d’une région à l’autre. Cependant les raisons de ces avertissements sont plutôt similaires.

Par exemple, dans une zone d’alerte où les techniciens doivent être informés de manière fiable et rapide de dysfonctionnements ou de situations critiques, il est très important de leur fournir des canaux qui leur permettent de communiquer en permanence, afin qu’ils soient en mesure d’être efficaces et de trouver des solutions à tout problème.

Messages pour les personnes avec des difficultés visuelles

Il s’agit d’une situation à prendre en compte, puisque le système appelle le destinataire et lui récite le message. Par exemple pour les hôpitaux, les maisons de retraite et autres centres médicaux, où les courriers électroniques ne sont pas une solution idéale, les patients peuvent avoir des difficultés à lire les rappels de rendez-vous et les notifications reçus par SMS. Ils ont moins de difficultés à répondre à un appel téléphonique.

Les messages vocaux sont une excellente méthode de communication parce qu’ils sont directs, le destinataire peut y répondre de manière instantanée, et les patients plus âgés et malvoyants sont plus facilement en mesure de recevoir les informations qui les concernent.

Messages aux téléphone fixes

Contrairement à ce qu’on peut penser, tout le monde ne possède pas un téléphone portable.  D’après un rapport de l’ARCEP en 2019, 77 % des français possèdent un smartphone. Le reste, soit 23 % de la population utilise toujours une ligne fixe.

Même si de nombreuses lignes fixes modernes sont sans fil, les boîtiers auxquels ils sont reliés dépendent toujours d’une connexion filaire.

Les organisations et les entreprises considèrent que le téléphone fixe est une voie de communication privilégiée. Et ce pour de nombreuses raisons. La qualité d’appel est meilleure, et ils fonctionnent même lorsque la connexion Internet est hors service, ainsi qu’en cas de panne de courant.

Ce sont des éléments cruciaux à prendre en compte. Surtout si vous voulez transmettre un message court vers une ligne fixe.