Cómo enviar un recordatorio de citas médicas SMS

Sabía que enviar a sus pacientes un recordatorio de su citas médicas por SMS puede aumentar la tasa de asistencia en un 14%?

Un estudio realizado en Cleveland (Estados Unidos) demostró que enviar un recordatorio de citas por mensajes de texto aumenta en un 14% la tasa de asistencia de los pacientes: la cantidad de ausentes se redujo de 38.2% a 28.1% cuando los pacientes recibian recordatorios de citas médicas con un SMS.

Además de los recordatorios de citas, con SMS usted puede:

• Mejorar la comunicación y la relación con tus pacientes
• Detectar cuáles son los pacientes que más cancelan para una mejor planificación de tu agenda

En este tutorial, le mostraremos cómo conectar la aplicación Zapier con Octopush y su cuenta Google Calendar. Así podrá enviar recordatorios de cita médica a sus pacientes. Zapier une aplicaciones y desplaza información entre ellas para automatizar los flujos de trabajo.

En este caso, vamos a ver cómo configurar un Zap (una conexión) en tan solo 10 minutos. Sin ningún costo extra para realizar un envío de SMS automático a sus pacientes 1 día antes de sus citas.

¡Y observe cómo aumenta la tasa de asistencia!

¿Cómo crear un recordatorio de citas automático por SMS?

1) Cree su cuenta Octopush

1. Vaya a la página de inicio de Octopush y haga clic en «Registrarse».
2. Introduzca una dirección de correo electrónico válida y su número de teléfono móvil.
3. Le enviaremos un enlace de validación a su correo electrónico.
4. Haga clic en el botón para validar su dirección de correo electrónico e inicie sesión en su cuenta de Octopush.

2) Cree su cuenta Zapier

1. Vaya a Zapier.com y rellene con tu correo electrónico, su nombre y su apellido. Luego presione el botón de «Get Started Free» (Regístrarse gratuitamente)
2. Introduzca una contraseña y confirme haciendo click en «Sign up» (Registrarse)
3. Una vez dentro de su cuenta, Zapier le hará algunas preguntas sobre el uso que le dará a la app. No es obligatorio. Si no desea contestarlas, puede presionar el botón de Skip (Saltar). Y seguir hacia la página principal de tu nueva cuenta Zapier.

3) Crear un Zap

Crear un zap entre su Google Calendar y su cuenta Octopush. Para agendar recordatorios de cita SMS automáticos a sus pacientes un día antes de sus citas médicas.

1. Ingrese a su cuenta de Zapier en https://zapier.com/
2. Seleccione las apps que vaya a usar para este Zap: Google Calendar y Octopush SMS
3. Luego seleccione las acciones que quiera que Zapier dispare: cuando Evento comienza (Event starts), entonces Nuevo SMS (New SMS).
4. Ahora configuremos la parte relativa al Evento (Event Start).
   1. Entrar en la cuenta de Google (donde tiene el calendario de Google que desee conectar) y permita el acceso a Zapier. Hazga clic en Continuar.
   2. En Personalizar evento, seleccione el calendario al que desea conectarse (el calendario en el que agrega los cumpleaños de sus clientes), e indica cuánto tiempo antes desea enviar su recordatorio de cita SMS. En este caso, indicaremos el mismo día del evento.
   3. Haga clic en Continuar. Nota: después de esto, se le ofrecerá seleccionar un evento de su calendario para probar el «zap». Seleccione el Evento de Prueba para probar el Zap más tarde (por ejemplo, un cumpleaños de ejemplo que haya creado en su calendrio), o haga click en Skip Test (Saltar test).
5. Ahora vamos a configurar la parte de Nuevo SMS.
   1. Presione Iniciar sesión en tu cuenta de Octopush para permitir el acceso a Zapier con su Usuario y Clave API. Encontrará esta información en el menú de su cuenta de Octopush> API & Plugins> Identificadores API. Copie el correo electrónico de inicio de sesión y el API en la pantalla de Zapier y haz clic en Yes, continue (Continuar).
6. Para Personalizar los SMS que recibirá su cliente, tenemos que indicar:
   • Receptor SMS (SMS Recipient): desde donde Zapier tomará el número de móvil para enviar el mensaje. Seleccionaremos Descripción. Luego, nos aseguraremos de rellenar siempre ese campo cuando ingresemos el cumpleaños de un cliente (en el siguiente formato: +33758341677)
   • Texto del mensaje (SMS Text): aquí escribiremos el mensaje que enviaremos a nuestros clientes. Podemos elegir incluir información específica para personalizarlo (como el nombre del cliente) añadiendo etiquetas del menú desplegable de la derecha. Tenga en cuenta que todo esto cambia según la información específica. La cual escribimos en cada cita que programamos en nuestro calendario.
   • Identificación del remitente: añada el nombre de tu empresa para que su cliente pueda identificarlo.
7. Haga clic en Continuar y luego en Turn on Zap (poner a correr el Zap).

Tip para programar el recordatorio de cita médica SMS:

Zapier le propondrá realizar un test. Esto se hace con alguno de los eventos que tiene agendados en el calendario de su cuenta Google Calendar. Así es como la aplicación conecta la información para el envío de SMS.

Así verán sus pacientes y clientes su recordatorio de cita por SMS:

¿Por qué el envío de SMS en la comunicación con sus pacientes?

Pongáse en contacto con sus pacientes al instante

El envío de SMS tiene una tasa de apertura del 98%  y solo el 1% son catalogados como spam. Lo que significa que los recordatorios SMS que envía a sus pacientes será leído con seguridad.

En parte porque recibir SMS en tiempo real no requiere que el usuario tenga una conexión a Internet. Debido a este envío instantaneo, cerca del 90% de todos los SMS son leídos dentro de los primeros 3 minutos después de su recepción. 

Así que si necesitara un medio rápido y confiable para ponerse en contacto con sus pacientes con respecto a sus citas, o para enviarles actualizaciones, el SMS es un canal ideal.

Cómo lograr que los pacientes acepten recibir recordatorios de citas SMS

Antes de empezar a enviar recordatorios de citas, asegurese que sus pacientes han aceptado recibir estos. Una forma de lograr que sus pacientes acepten las notificaciones es enviandoles un SMS de seguimiento. Esto después de que los haya atendido.

Por ejemplo:

Gracias por elegir el Hospital XY. Si usted desea recibir actualizaciones de nuestra parte, favor de responder ‘SI’ a este mensaje. ¡La salud es primero!

Elevada tasa de respuesta

Tanto como su extraordinaria tasas de apertura, la tasa de respuesta de los SMS llega al 45%, lo cual es mucho más que en medios similares como el correo electrónico. Las tasas CTR (índice de clics, por sus siglas en inglés) para el SMS llegan al 36%.

Estos índices de respuesta y clicks le permiten involucrarse con sus pacientes de manera eficiente. Del mismo modo dirigir tráfico a su sitio web. Una alta respuesta también es útil cuando se necesita reagendar citas médicas por SMS.

Interacción automática

El SMS ha probado ser el medio más efectivo cuando se trata de servicio al cliente. Los pacientes con frecuencia tienen preguntas. Como los horarios de servicio, cómo agendar una cita médica SMS, disponibilidad de estudios, etc. Necesita proveerle a sus pacientes un servicio de apoyo 24/7.

A diferencia de hablar con sus pacientes a través de llamadas, no necesita un personal de servicio al cliente 24/7. Puede apoyarlos a través del SMS. 

Puede automatizar sus respuestas para las preguntas más frecuentes de sus pacientes. Además, los pacientes pueden enviar sus preguntas por medio de mensaje de texto en unas cuantas palabras. Sin encotrar dificultades como una línea ocupada o desvío de llamadas. Encima de esto, más del 50% de los pacientes prefieren mensajes de texto sobre las llamadas para servicio al cliente. 

Si un paciente está en una situación donde no puede responder a una llamada. Por ejempo, en una junta en el trabajo. Pueden fácilmente responser un texto en unas cuantas palabras. Introducir servicio al cliente por medio de mensajes SMS ahorra tiempo y dinero, conviritiendolo en el medio más efectivo en lugar de los correos electrónicos o las llamadas. 

Enviar información a grupos específicos

Sus pacientes no tendrán todos los mismos problemas de salud, especialmente si su clinica engloba varias especialidades diferentes. Es este caso, necesita segmentar sus pacientes de acuerdo con sus necesidades.

Herramientas SMS como Octopush ofrecen una manera sencilla de organizar su lista de contactos. Para que pueda tener la última información al enviar noticias o actualizaciones a sus pacientes. Puede utilizar nuestra API para personalizar de acuerdo a sus necesidades. O puede integrarla en su plataforma.

Esta tendencia de servicio al cliente personalizado es el secreto para tener pacientes felices. La segmentación de mercado le asegura que sus pacientes solo recibiran mensajes que sean relevantes para ellos. Si está enviando consejos de salud, puede adaptar el texto. Así logrará abarcar las necesidades de sus pacientes basandose en el historial médico.

Organizar comunación y recordatorios de cita médica SMS

Usando un servicio de alertas SMS y marketing SMS como el de Octopush, puede tomar sus comunicaciones un paso más allá. Y facilitar el intercambio con multiples receptores.

Por ejemplo, si necesita informar a su personal de limpieza sobre cambios de turno. Puede enviar mensajes de texto de manera selectiva solo a este personal.

El SMS se puede convertir en una herramienta para organizar agendas de manera interna y externa. Puede integrar el SMS con su programa CRM (gestor de las relaciones con clientes, por sus siglas en inglés). Así hacer ajustes a su agenda tanto con su personal como con sus clientes. Puede envíar SMS para citas médicas, asignar personal, hacer cambios de turno, y más.

Establecer confianza

El marketing SMS puede ser una herramienta efectiva cuando se trata de mejorar la retención. Al establecer una conexión más cercana con sus pacientes. La interacción personalizadas que es posible a través del SMS hace que los pacientes se sientan conectados. 

Puede llevarlo más allá con Octopush, donde ofrecemos una herramienta de personalización en la que puede agregar el nombre de la clínica y del paciente a sus citas médicas SMS.

Esto en el largo plazo fomenta la confianza del paciente. Puede igualmente recibir retroalimentación de sus pacientes a través de mensajes de texto.

Si la retroalimentación revela cierto problema que llame su atención, puede enviar un SMS de seguimiento una vez que el problema haya sido resuelto. Esto le asegura a sus pacientes que usted los escucha, y desea ayudarles estableciendo confianza con ellos.